海外企業へのアポイントメント（アポ）取得ノウハウを持っていないと、単純にモノやサービスの紹介をさせてほしいというアプローチの仕方では商談アポ取得率は上がりません。
それでは海外企業に対してどのようにアプローチすればアポ取得率を向上させることができるのでしょうか？ここでは海外企業への商談アポ取りで気を付けるべきポイントについて解説します。
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企業へアプローチするまえの作業
企業リサーチ
商談を依頼する側が意外と見落としているのが、商談を依頼する相手企業が商談によって得られるメリットです。大前提として依頼先（海外企業）から商談アポを獲るには、先方に自社商品の魅力/メリットを理解してもらわなければなりません。そのためには自社商品に興味を持ってくれそうな企業をリストアップする必要があります。
過去に見本市や展示会の出展で名刺交換のできた企業を含め、情報サービス会社から購入した企業情報、ネットリサーチから獲得した企業情報、その他ネット検索から収集した企業情報などのリソースから、今一度企業のウェブサイトで事業内容を確認し、商談アポを依頼するのに相応しい企業なのか見極める作業が重要となります。
企業の事業内容が把握できれば自社商品購入・導入によって得られるメリットも明確にでき、提案型のアプローチを可能とします。
見込み客リストの作成
企業リサーチをベースに見込み客リストを作成する際、
- 担当者情報がわかる企業
- 担当者情報はないが電話番号がわかる企業
- メールアドレスしかわからない企業
- ウェブサイトの「Contact（問い合わせ先）」に「問い合わせフォーム」しかない企業
のように分類します。
とくにネット検索の場合はウェブサイトの電話番号やメールアドレスが記載されているかしっかり確認します。
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アポ取得率を高めるアプローチ手順
作成した見込み客リストのなかから以下の優先順位で企業にアプローチします。
- 電話番号が分かっている企業
- 電話番号はないがメールアドレスが分かっている企業
- 電話番号もメールアドレスもないがウェブサイトで「お問い合わせファーム」を実装している企業
直接電話
まずは直接電話してみます。ここでのポイントは出来る限り担当者と直接話しをすることです。過去に名刺交換している場合は問題ありませんが、それ以外の場合は購入した企業情報や企業ウェブサイトのContact情報をもとに電話します。用件をしっかり伝えたうえで担当部署に電話を繋げてもらいます。
担当者が不在の場合は、担当者名を聞き、改めて電話します。担当者と電話が繋がれば、後日メールで資料など送ることを告げ、担当者のメールアドレスを聞き出します（尚、ほとんどの場合、メールを送信してほしいと言われますが・・・・・）。
場合によっては、最初に電話に応答したアドミンスタッフから直接メールアドレスを教えられメールするように言われますが、担当者と話をしてからメールをするのと直接メールするのでは、前者の方がアポ取得率は高いです。
ウェブサイト情報をもとにメール
電話番号の情報はないが、ウェブサイトからメールアドレスが分かっている場合は、商談が依頼先にもメリットとなることを明記した上で、メールを送信します。
ウェブサイトに記載されているメールアドレスのほとんどは＠の前がinfo, enquiry, salesのいずれかとなります。これらのアドレス宛にメールを送信するときはメールの冒頭に
- To whom it may concern
- To the associate in charge
- To the responsible party
など、日本語で言う「ご担当者様」と明記します。これにより、担当部署にメールを転送してもらえる確率は高まります。ただ、メールだけによる依頼では、どうしても返信がないことのほうが多いです。しばらく経っても返信がない場合は、再送し、担当者の連絡先（電話番号、メールアドレス）を直接尋ねることもお勧めします。
「お問い合わせフォーム」に入力し送信
企業ウェブサイトのContactページに「お問い合わせフォーム」しかない場合は、これを利用してアポイントメントの依頼をするしか方法がありません。フォームでは資料を添付する機能がついていないものもありますし、文字数に制限がある場合がありますので提供できる情報にも限りがあります。
もともと「お問い合わせフォーム」はアポイントメント依頼を受け付けるためのものではないため、このフォームを通してアポを取得するのは難しいです。ただ、上述のとおり、アポ取得の理由を明記し、希望する担当部署へメールを転送してもらうことをお願いしましょう。
その他、メッセージアプリを通じたアプローチ
ウェブサイトの「Contact」ページには最近WhatsAppやFacebookの情報を記載している企業があります。WhatsAppはLINEと同じようなもので、東南アジア域内では主流のメッセージアプリです。アプリをダウンロードする必要がありますが、WhatsAppの情報があれば積極的に先方とのコミュニケーションツールとして利用しましょう。
またFacebookではMessengerを通じてやり取りすることも可能ですのでこちらも必要に応じて利用することをお勧めします。先方からの返事が得られる確率は比較的高いので、必要な情報の収集手段として利用価値はあります。
まとめ
商談アポの取得率を向上させるポイント
企業へアプローチするまえの作業
- 企業リサーチにより見込み客リストの質を高めること
- 企業の事業内容を把握し、自社商品の購入・導入により依頼先が得られるメリットについて考える。
企業へのアプローチ手順
電話
担当者が分かっている場合は、直接担当者に。会社に直接電話する場合は、担当者に繋いでもらう。担当者不在の場合は担当者情報を取得し、後日改めて担当者に電話する。
Eメール
担当者に電話で話ができ、聞き出したメールアドレス宛にメールを送信する。企業の電話番号がわからず企業のメールアドレスだけ分かっている場合は、企業アドレス宛にメールを送信する。単なる商品紹介のメールにならないよう、商談することで相手側にもメリットとなることを明記する。またメールの冒頭は
To whom it may concern
To the associate in charge
To the responsible party
など、日本語で言う「ご担当者様」と明記すること。
お問い合わせフォームを利用
連絡先（電話、メールアドレス）情報はないが、Contactページに「お問い合わせフォーム」がある場合は、返事が来る確率は低いが積極的に利用したい。時数制限などあるが、内容的には上記２のEメール時と同じ
メッセージアプリ情報を利用
企業ウェブサイトにメッセージアプリ情報(WhatsAppやFacebooK)が記載されている場合は積極的に活用したい。先方からの返事が得られる確率は比較的高いので、必要な情報の収集手段として利用価値あり。
